Halo Sobat, selamat datang di maalontchi.fr! Pernah nggak sih kamu bingung, apa sih bedanya procurement dan purchasing? Seringkali dua istilah ini dipakai bergantian, padahal sebenarnya punya makna dan cakupan yang berbeda. Kalau kamu sering berurusan dengan pengadaan barang atau jasa di perusahaan, pemahaman yang benar tentang perbedaan procurement dan purchasing ini penting banget, lho!
Bayangin deh, kalau kamu ngobrol sama atasan atau kolega, terus salah menyebut procurement jadi purchasing atau sebaliknya, kan nggak enak. Bisa jadi dianggap kurang paham sama proses bisnis yang krusial. Nah, di artikel ini, kita bakal kupas tuntas perbedaan procurement dan purchasing dengan bahasa yang santai dan mudah dimengerti. Dijamin deh, setelah baca artikel ini, kamu nggak bakal ketuker lagi!
Jadi, siapkan kopi atau teh favoritmu, duduk yang nyaman, dan mari kita mulai petualangan mengungkap misteri perbedaan procurement dan purchasing! Jangan khawatir, artikel ini nggak bakal bikin kamu pusing kok. Kita akan bahas dari definisi dasar, proses yang terlibat, hingga contoh nyata dalam kehidupan sehari-hari. Yuk, langsung saja!
Apa Itu Procurement? Memahami Proses Pengadaan yang Lebih Luas
Procurement itu bukan cuma sekadar beli barang, lho. Ini adalah proses yang lebih luas dan strategis. Bayangin procurement itu seperti sebuah orkestra, di mana banyak instrumen yang dimainkan secara harmonis untuk menghasilkan melodi yang indah.
Definisi Procurement yang Sebenarnya
Procurement adalah proses sistematis dan terencana untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan organisasi dari pihak eksternal. Proses ini mencakup identifikasi kebutuhan, riset pasar, negosiasi kontrak, manajemen pemasok, hingga pembayaran. Jadi, jauh lebih kompleks daripada sekadar "beli barang".
Langkah-langkah Penting dalam Proses Procurement
Proses procurement itu panjang dan berliku, tapi kalau dipahami dengan baik, bisa menghemat banyak uang dan waktu. Beberapa langkah penting dalam proses procurement meliputi:
- Identifikasi Kebutuhan: Apa sih yang sebenarnya kita butuhkan? Spesifikasi barang atau jasa seperti apa yang paling sesuai dengan kebutuhan kita?
- Riset Pasar: Siapa saja pemasok yang menawarkan barang atau jasa yang kita butuhkan? Berapa harga yang mereka tawarkan? Kualitas produk dan layanan mereka seperti apa?
- Pemilihan Pemasok: Berdasarkan riset pasar, kita pilih pemasok yang paling sesuai dengan kriteria kita. Pertimbangkan harga, kualitas, reputasi, dan kemampuan mereka.
- Negosiasi Kontrak: Kita negosiasi dengan pemasok terpilih untuk mendapatkan harga dan persyaratan yang paling menguntungkan.
- Manajemen Pemasok: Setelah kontrak ditandatangani, kita perlu mengelola hubungan dengan pemasok agar mereka memenuhi kewajiban mereka.
- Pembayaran: Kita bayar pemasok sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati dalam kontrak.
Mengapa Procurement Penting Bagi Perusahaan?
Procurement yang efektif bisa memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, antara lain:
- Mengurangi Biaya: Dengan melakukan riset pasar dan negosiasi yang baik, kita bisa mendapatkan harga yang lebih murah.
- Meningkatkan Kualitas: Dengan memilih pemasok yang berkualitas, kita bisa mendapatkan barang atau jasa yang lebih baik.
- Mengurangi Risiko: Dengan melakukan due diligence terhadap pemasok, kita bisa menghindari risiko penipuan atau kegagalan pengiriman.
- Meningkatkan Efisiensi: Dengan mengotomatisasi proses procurement, kita bisa menghemat waktu dan sumber daya.
- Membangun Hubungan Baik dengan Pemasok: Dengan membangun hubungan yang baik dengan pemasok, kita bisa mendapatkan prioritas dan diskon khusus.
Apa Itu Purchasing? Fokus pada Transaksi Pembelian
Purchasing, atau pembelian, adalah bagian dari procurement yang lebih fokus pada proses transaksi pembelian itu sendiri. Purchasing adalah eksekusi dari strategi yang telah ditetapkan oleh tim procurement.
Definisi Purchasing yang Lebih Sempit
Purchasing adalah proses mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi dengan menukarkannya dengan uang. Proses ini mencakup pembuatan purchase order, penerimaan barang, dan pembayaran faktur. Jadi, lebih fokus pada aspek transaksional.
Langkah-langkah dalam Proses Purchasing
Proses purchasing biasanya lebih sederhana daripada proses procurement. Beberapa langkah dalam proses purchasing meliputi:
- Membuat Purchase Order (PO): Kita buat PO untuk memesan barang atau jasa dari pemasok terpilih.
- Menerima Barang: Kita terima barang yang dikirim oleh pemasok dan periksa apakah sesuai dengan PO.
- Memproses Faktur: Kita proses faktur yang dikirim oleh pemasok dan pastikan sesuai dengan PO dan penerimaan barang.
- Pembayaran: Kita bayar faktur kepada pemasok.
Peran Purchasing dalam Procurement
Purchasing adalah bagian integral dari procurement. Tim purchasing bertanggung jawab untuk melaksanakan strategi yang telah ditetapkan oleh tim procurement. Mereka memastikan bahwa barang atau jasa yang dibutuhkan diperoleh dengan harga yang tepat, kualitas yang baik, dan tepat waktu.
Perbandingan Langsung: Procurement vs Purchasing
Sekarang, mari kita bandingkan langsung perbedaan procurement dan purchasing agar kamu lebih mudah memahaminya.
Tabel Perbandingan Procurement dan Purchasing
| Fitur | Procurement | Purchasing |
|---|---|---|
| Fokus | Strategi pengadaan secara keseluruhan, termasuk identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi, dll. | Proses transaksi pembelian itu sendiri, termasuk pembuatan PO, penerimaan barang, dan pembayaran faktur. |
| Cakupan | Lebih luas, mencakup seluruh siklus hidup pengadaan. | Lebih sempit, fokus pada aspek transaksional. |
| Tujuan | Membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok dan mendapatkan nilai terbaik. | Memenuhi kebutuhan pembelian secara efisien. |
| Perspektif | Strategis dan proaktif. | Operasional dan reaktif. |
| Aktivitas Utama | Riset pasar, negosiasi kontrak, manajemen pemasok, analisis risiko. | Pembuatan PO, penerimaan barang, pemrosesan faktur, pembayaran. |
Contoh Perbedaan dalam Praktik
Misalnya, sebuah perusahaan ingin membeli laptop baru untuk karyawan.
- Procurement: Tim procurement akan melakukan riset pasar untuk mencari tahu laptop apa saja yang tersedia, berapa harganya, dan spesifikasi teknisnya. Mereka juga akan mencari tahu reputasi pemasok laptop tersebut. Setelah itu, mereka akan melakukan negosiasi dengan beberapa pemasok untuk mendapatkan harga terbaik. Mereka juga akan menyusun kontrak yang berisi persyaratan mengenai kualitas, pengiriman, dan garansi.
- Purchasing: Tim purchasing akan menerima PO dari departemen yang membutuhkan laptop. Mereka akan membuat PO kepada pemasok terpilih dan memastikan bahwa laptop dikirim tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Mereka juga akan memeriksa faktur dan melakukan pembayaran kepada pemasok.
Kapan Menggunakan Istilah Procurement dan Purchasing dengan Tepat?
Gunakan istilah "procurement" ketika kamu berbicara tentang proses pengadaan secara keseluruhan, termasuk strategi, perencanaan, dan manajemen pemasok. Gunakan istilah "purchasing" ketika kamu berbicara tentang proses transaksi pembelian itu sendiri.
Studi Kasus: Perbedaan Procurement dan Purchasing dalam Industri Manufaktur
Mari kita lihat bagaimana perbedaan procurement dan purchasing diterapkan dalam industri manufaktur.
Procurement dalam Pengadaan Bahan Baku
Dalam industri manufaktur, procurement berperan penting dalam pengadaan bahan baku. Tim procurement akan melakukan riset pasar untuk mencari tahu pemasok bahan baku yang berkualitas dengan harga yang kompetitif. Mereka juga akan melakukan negosiasi kontrak jangka panjang dengan pemasok untuk memastikan pasokan bahan baku yang stabil.
Purchasing dalam Pembelian Perlengkapan Kantor
Sementara itu, purchasing berperan dalam pembelian perlengkapan kantor seperti kertas, pulpen, dan tinta printer. Tim purchasing akan membuat PO kepada pemasok perlengkapan kantor dan memastikan bahwa perlengkapan tersebut dikirim tepat waktu. Mereka juga akan memeriksa faktur dan melakukan pembayaran kepada pemasok.
Dampak Perbedaan Procurement dan Purchasing terhadap Efisiensi Perusahaan
Dengan memahami perbedaan procurement dan purchasing, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional mereka. Procurement yang efektif dapat mengurangi biaya pengadaan bahan baku, sementara purchasing yang efisien dapat memastikan ketersediaan perlengkapan kantor yang dibutuhkan.
FAQ: Pertanyaan Umum Seputar Perbedaan Procurement dan Purchasing
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum seputar perbedaan procurement dan purchasing yang sering diajukan:
- Apakah Procurement dan Purchasing itu sama? Tidak, meskipun saling terkait, keduanya berbeda. Procurement lebih luas dan strategis, sedangkan Purchasing lebih fokus pada transaksi.
- Siapa yang bertanggung jawab atas Procurement? Biasanya tim Procurement atau departemen Procurement.
- Siapa yang bertanggung jawab atas Purchasing? Biasanya tim Purchasing atau bagian Purchasing.
- Apa saja skill yang dibutuhkan dalam Procurement? Negosiasi, analisis pasar, manajemen pemasok, dan komunikasi yang baik.
- Apa saja skill yang dibutuhkan dalam Purchasing? Administrasi, ketelitian, dan kemampuan memproses pesanan dengan cepat.
- Apakah perusahaan kecil perlu Procurement? Ya, meskipun skala kecil, prinsip-prinsip Procurement tetap penting untuk efisiensi biaya.
- Bagaimana cara meningkatkan efisiensi Procurement? Dengan digitalisasi proses, automasi, dan pemilihan pemasok yang tepat.
- Bagaimana cara meningkatkan efisiensi Purchasing? Dengan penggunaan sistem PO yang terintegrasi dan pengelolaan inventaris yang baik.
- Apa itu e-Procurement? Proses Procurement yang dilakukan secara elektronik melalui platform online.
- Apa manfaat e-Procurement? Transparansi, efisiensi, dan pengurangan biaya.
- Bagaimana cara memilih vendor yang tepat? Pertimbangkan reputasi, kualitas produk, harga, dan layanan purna jual.
- Apa itu KPI dalam Procurement? Key Performance Indicator, metrik untuk mengukur kinerja Procurement, seperti penghematan biaya dan kepuasan pemasok.
- Apa perbedaan antara direct procurement dan indirect procurement? Direct procurement terkait dengan pengadaan bahan baku langsung untuk produksi, sementara indirect procurement terkait dengan pengadaan barang dan jasa pendukung operasional.
Kesimpulan: Jangan Ragu untuk Kembali ke Sini!
Nah, Sobat, sekarang kamu sudah paham kan perbedaan procurement dan purchasing? Semoga artikel ini bermanfaat dan bisa menambah wawasanmu. Ingat, procurement itu seperti orkestra, sedangkan purchasing itu seperti salah satu pemainnya. Keduanya penting untuk menciptakan harmoni dalam pengadaan barang dan jasa di perusahaan.
Jangan ragu untuk kembali mengunjungi maalontchi.fr untuk mendapatkan informasi menarik dan bermanfaat lainnya seputar bisnis, teknologi, dan gaya hidup. Sampai jumpa di artikel selanjutnya!